Chatbot: Solusi Komunikasi Industri Manufaktur Di New Normal | | HR NOTE Indonesia

Chatbot: Solusi Komunikasi Industri Manufaktur Di New Normal

Pandemi Covid-19 yang sedang melanda dunia saat ini telah mengubah seluruh aktivitas manusia. Pemerintah berupaya untuk meminimalisir penyebaran virus Covid-19 dengan membuat peraturan yang ketat seperti physical distancing, memakai masker dan rutin mencuci tangan. Nyatanya, hal ini juga berimbas kepada para pelaku usaha di mana para pelaku usaha turut serta dituntut untuk dapat beradaptasi dengan protokol kesehatan apabila tetap ingin menjalankan usahanya selama masa pandemi.

Oleh sebab itu, perusahaan harus dapat mengatasi perubahan yang terjadi ini dengan memanfaatkan platform digital yang dinilai mampu untuk mendukung perusahaan dalam beradaptasi di New Normal, salah satunya dalam aspek komunikasi antara perusahaan dengan karyawan.

Dalam artikel kali ini, HR Note akan memberikan informasi sekaligus memperkenalkan sebuah solusi kepada HRD (Human Resources Department) untuk menjaga komunikasi perusahaan dengan karyawan menggunakan system “ChatBot”. Simak selengkapnya!

Perubahan-perubahan yang Dihadapi HRD Saat New Normal

Menjaga jarak untuk memutus rantai penyebaran virus Covid-19 adalah salah satu protokol kesehatan yang ditekankan pemerintah. Hal ini tentu berdampak pada cara kerja semua orang.

Divisi HR sendiri harus menghadapi banyak perubahan dengan menyesuaikan peraturan dari pemerintah tersebut. Misalnya:

  • Mengubah proses rekrutmen tatap muka menjadi rekrutmen online.
  • Pelatihan tatap muka menjadi pelatihan online.
  • Performance management online.

Hampir semua aspek kerja berubah menjadi online. Perubahan lain juga terjadi pada sistem komunikasi. Kebijakan pemerintah yang mengharuskan menjaga jarak menimbulkan gap pada komunikasi antara perusahaan dengan karyawan.

Mengelola 50-100 karyawan mungkin tidak berasa tantangannya, tetapi untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak seperti dari industri manufaktur, komunikasi tentu menjadi sebuah tantangan tersendiri.

Maksudnya bagaimana? Coba bayangkan perusahaan perlu menginformasikan kebijakan baru atau peraturan baru dari pemerintah ke seluruh karyawan. Beberapa karyawan mungkin bekerja dari rumah atau menjalani shift yang berbeda-beda sehingga tidak bisa menerima informasi tersebut di waktu yang sama.

Hal tersebut membuat HRD harus stand by jika ada karyawan yang ingin bertanya mengenai peraturan tersebut. Pada satu titik, tentu itu akan melelahkan staf HRD karena waktu dan tenaga yang terbuang.

Lalu, apa solusinya? Teknologi, atau lebih tepatnya kecerdasan artifisial dalam bentuk chatbot.

Chatbot, Apakah Itu?

Chatterbox atau biasa dikenal dengan istilah Chatbot adalah sebuah program komputer berbasis kecerdasan buatan yaitu AI (Artificial Intelligence) yang dapat digunakan untuk berkomunikasi selayaknya manusia. Umumnya teknologi Chatbot ini dapat memberikan jawaban yang dibutuhkan karyawan sepanjang 24/7 hari sehingga karyawan tetap dapat mendapatkan jawaban yang relevan meskipun di jam-jam yang sulit bagi manusia untuk merespons.

3 Keuntungan Menggunakan Chatbot

Apakah keuntungan menggunakan Chatbot hanya dapat memberikan informasi dan sosialisasi kapan saja dan di mana saja bagi karyawan? Tentu saja tidak. Simak 3 keuntungan lainnya dari penggunaan Chatbot bagi perusahaan, HRD dan karyawan di bawah ini.

1. Informasi lebih akurat, konsisten, terbaru dan tidak kadaluarsa

Bentuk Informasi yang akan disampaikan HRD kepada karyawan melalui Chatbot dapat terus diperbaharui sehingga setiap karyawan dapat mengetahui peraturan apa saja yang sedang berlaku di perusahaan mereka saat ini.

2. Mudah dimengerti

Harapan dalam pengimplementasian Chatbot adalah dapat memberikan percakapan atau komunikasi yang selayaknya seperti berkomunikasi dengan manusia lainnya.

Untuk mendukung harapan ini, Chatbot dirancang dengan pengaturan yang dapat menggunakan bahasa percakapan sehari-hari dalam memberikan informasi dan sosialisasi bagi karyawan. Penggunaan bahasa sehari-hari yang mudah dimengerti ini yang nantinya membuat materi yang disampaikan oleh HRD menjadi lebih mudah dicerna dan diimplementasikan.

3. Interaksi dapat melalui suara/ketikan

Kehadiran teknologi dalam perkembangan kecerdasan buatan yang dapat menyerupai komunikasi manusia saat ini tidak hanya mampu memberikan tanggapan melalui pesan teks saja.

Chatbot berbasis perintah suara pun sudah dapat dipilih oleh perusahaan untuk memudahkan interaksi dengan karyawan mereka. Selain berbasis teks dan perintah suara, pada Chatbot juga terdapat beberapa menu informasi yang telah disediakan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan.

Bagaimana Chatbot Menolong Industri Manufaktur Di Masa New Normal?

Mari ambil contoh pada industri manufaktur. Industri ini  merupakan salah satu industri yang cukup banyak menyerap tenaga kerja. Umumnya, terdapat lebih dari 100 tenaga kerja di setiap pabrik dengan penjadwalan kerja yang berbeda-beda.

Dalam melakukan sosialisasi / training / pembagian shift kerja, HRD biasanya menerapkan cara yang sederhana yaitu dengan mengumpulkan semua tenaga kerja ke dalam satu ruangan kemudian menyampaikan secara langsung sosialisasi /training /  pembagian shift kerja tersebut.

Tetapi dalam menghadapi New Normal saat ini, mengumpulkan karyawan untuk melakukan suatu kegiatan seperti sosialisasi menjadi hambatan yang paling dirasakan oleh HRD. Dampaknya adalah HRD hanya dapat melakukan sosialisasi menggunakan surat ataupun menghubungi satu persatu tenaga kerja.

Hal ini tentunya akan menyulitkan HRD apalagi jika terdapat ratusan atau ribuan karyawan, belum lagi apabila ada banyak pertanyaan serupa yang dilontarkan kepada HRD, harus dijawab satu-satu yang pastinya tidak efisien.

Teknologi AI yang menciptakan aplikasi chatbot dapat memudahkan HRD dalam memberikan informasi yang konsisten dan terbaru. Pada saat new normal ini, bagi perusahaan yang tetap beroperasional, penggunaan chatbot dapat membantu HRD untuk menginformasikan peraturan-peraturan baru terkait protokol kesehatan agar dapat dilaksanakan di area pabrik. HRD juga akan merasa sangat terbantu karena tidak perlu lagi mengulang jawaban yang sama untuk menanggapi pertanyaan serupa.

Chatbot juga dapat berinteraksi dengan karyawan dapat menggunakan bahasa yang mudah dimengerti dan bahkan interaksi tidak hanya berupa pesan teks saja, melainkan juga dapat menggunakan perintah suara atau melalui menu informasi yang telah disediakan.

Selain itu, terdapat beberapa peran Chatbot yang dapat mengurangi sekaligus membantu operasional bisnis suatu perusahaan, seperti Manajemen Training, Reporting, Data Entry (dengan input suara), Minuta Meeting, dll.

Keuntungan Menggunakan Chatbot bagi Perusahaan Industri Manufaktur:
  • Memberikan informasi yang konsisten dan terbaru, HRD jadi tidak perlu menjawab pertanyaan serupa dan berulang.
  • Menginformasikan peraturan-peraturan baru terkait protokol Kesehatan.
  • Bahasa chatbot yang mudah dimengerti untuk menghindari salah paham.
  • Interaksi dalam bentuk teks atau suara.

Simpulan

Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa Covid-19 mendorong adanya penggunaan digital platform dengan cukup signifikan, salah satunya adalah perkembangan aplikasi Chatbot.

Tetapi perlu diingat bahwa Chatbot tidak menghilangkan peran manusia di suatu perusahaan, melainkan membantu meringankan kerja manusia yang biasanya dilakukan secara manual seperti training maupun sosialisasi seperti pada perusahaan manufaktur dan sektor industri lainnya. HRD tetap dapat melakukan sosialisasi tanpa melibatkan kerumunan dan juga tidak perlu menjawab pertanyaan serupa yang diajukan karyawan secara terus menerus.

Fitur-fitur Chatbot seperti yang disebutkan di atas bisa Anda temukan di salah satu fitur SIAP+P, produk HRIS dari PT Realta Chakradarma.

Jadi, tertarikkah perusahaan Anda menggunakan aplikasi Chatbot ini?  Untuk informasi lebih lanjut tentang Chatbot dari SIAP+P, dapat menghubungi:

Telepon : +6221 386 1772

Official Whatsapp : +62 811 1221 789 (chat only)

E-mail : info@realta.co.id

Atau dapat langsung mengunjungi website www.realta.co.id

Comment