Tantangan dalam menjalankan tugas sebagai HR yang semakin kompleks, mendorong para praktisi untuk beradaptasi dan mulai mempertimbangkan penggunaan teknologi untuk mempermudah pekerjaan.

Misalnya dengan menggunakan HRIS (Human Resource Information System).

Meskipun tujuannya untuk mempermudah pekerjaan, faktanya banyak yang merasa tidak nyaman dengan digitalisasi seperti itu dan akhirnya memilih untuk tidak menggunakan teknologi.

Hal tersebut adalah sebuah tantangan di kalangan praktisi HR, dan tidak berhenti sampai di situ saja.

Mari kita simak ulasan berikut.

Pentingnya Penggunaan HRIS Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan kecil, pengelolaan HR terbilang lebih sederhana karena jumlah karyawannya relatif lebih sedikit.

Sedangkan, untuk perusahaan dengan skala besar, pengelolaan HR cukup memakan waktu. Padahal, karyawan merupakan aset perusahaan yang harus dikelola dengan baik.

HRIS biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, human resources reporting, dan management.

Misalnya, dalam proses penyimpanan file dan data karyawan. Proses penyimpanan yang dilakukan secara manual relatif tidak efektif dari sisi keamanan maupun kemudahan aksesnya.

Sedangkan, jika menggunakan HRIS, data dapat diakses secara online dan menggunakan sistem otorisasi untuk melindungi keamanan data dari akses ataupun pencurian data oleh oknum tak berwenang.

Penerapan sistem HRIS juga dianggap mampu meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan secara keseluruhan dalam proses pengelolaan perusahaan.

Ini sebabnya, banyak perusahaan yang telah menerapkan HRIS. Ini adalah beberapa peran penting HRIS lainnya bagi perusahaan:

• Pekerjaan berulang dapat diotomasi
• Manajemen performa karyawan
• Manajemen waktu kerja
• Mengurangi human error

Tantangan Dalam Pekerjaan HR 

Sebelum kita memahami lebih lanjut tantangan penggunaan HRIS, mari kita ingat-ingat lagi, tantangan apa saja yang ada di divisi human resource.

Pekerjaan Human Resource Department (HRD) pasti erat kaitannya dengan pengadaan dan pengelolaan SDM.

Dulu, divisi ini terkenal akan pekerjaan administratif dan operasionalnya. Sekarang, HRD lebih berkembang ke arah bisnis strategi dan semakin memanusiakan SDM-nya.

Merangkum beberapa sumber, inilah tantangan dalam pekerjaan HRD di masa kini:

1. Mengidentifikasi & merekrut kandidat

Melansir Robert Half, perusahaan staffing dunia, sebanyak 36% responden menyatakan merekrut dan mengidentifikasi kandidat tepat merupakan tantangan terbesar seorang HR.

HR yang profesional harus bisa mengidentifikasi dan merekrut karyawan terbaik, bahkan ketika posisi yang dibuka merupakan posisi yang sedang ramai dicari di berbagai perusahaan.

Mereka harus banyak akal dan tahu bagaimana menemukan talents, di luar hanya menempatkan iklan pekerjaan.

Pada saat yang sama, mereka harus menjadi ahli dalam memasarkan perusahaan mereka kepada calon karyawan, sehingga pelamar yang paling terampil ingin bergabung dengan tim mereka.

2. Melakukan pemutusan hubungan kerja atau PHK karyawan

Proses pemutusan hubungan kerja seringkali menjadi tantangan tersendiri bagi seorang HR.

Tidak heran, jika 26% HR professional mengklaim bahwa tugas ini menjadi bagian yang paling menantang dari pekerjaan mereka.

Selain itu, masalah hukum yang perlu dipertimbangkan dengan hati-hati. Jangan sampai terjadi kesalahan dan menimbulkan tuntutan hukum bagi perusahaan yang tentu memakan waktu lama dan biaya yang besar.

3. Mengelola program manfaat dan tunjangan

Mengelola asuransi kesehatan, program tunjangan dan tunjangan karyawan bisa menjadi tugas yang cukup rumit.

23% profesional HR merasa bahwa mengelola program ini adalah bagian pekerjaan yang paling kompleks.

Hal ini dikarenakan seringkali program seperti ini menyertakan banyak fasilitas tersembunyi seperti pelatihan bersubsidi, cuti, atau fasilitas musiman seperti jam kerja yang fleksibel.

4. Memastikan keseimbangan kompensasi antara internal dan eksternal

Seorang HR harus memastikan bahwa benefit (gaji maupun fasilitas) yang diberikan kepada karyawannya sesuai dengan kemampuan karyawan, sekaligus cukup kompetitif untuk membuat mereka tertarik bekerja dengan kita dalam jangka panjang.

Tidak heran jika 14% HR Professional menyebut memastikan benefit yang seimbang secara internal maupun eksternal menjadi tantangan utama mereka. 

Perusahaan akan melakukan beberapa cara untuk meningkatkan retensi karyawan. Misalnya, dengan menaikkan gaji, mempromosikan karyawan, memberi bonus, maupun tunjangan.

5. Mengembangkan rasa kepemimpinan

Mengembangkan rasa kepemimpinan pada karyawan membutuhkan strategi yang kritis.

Para HR profesional harus mampu menyediakan struktur, proses, alat, dan sudut pandang yang penting untuk membuat pilihan terbaik dalam mengembangkan pemimpin masa depan perusahaan.

Menurut World Federation of People Management Associations (WFPMA), hampir di seluruh dunia telah mengidentifikasi pengembangan rasa kepemimpinan sebagai inisiatif strategis yang penting untuk meningkatkan retensi.

Hal itu menunjukkan bahwa budaya perusahaan berperan penting dalam mendukung market position sehingga perusahaan dapat bertahan untuk jangka waktu yang panjang.

6. Mengelola hubungan

Membangun hubungan yang sehat dalam lingkungan kerja menjadi satu dari sekian banyak tantangan yang harus dihadapi HR, khususnya di tahun ini.

Perusahaan akhirnya harus menyesuaikan diri dengan menerapkan kebijakan hybrid working atau remote working untuk jangka waktu yang panjang.

Hubungan kerja yang sehat akan membangun kepercayaan pada karyawan sekaligus memberdayakan mereka untuk bekerja sama secara lebih efektif, bahkan jika mereka tidak bertemu atau sering bekerja bersama.

Di lingkungan kerja hybrid working atau remote working, seorang HR dapat membantu mengarut irama komunikasi antar departemen dan tim agar tercipta komunikasi yang lebih teratur dan efektif.

7. Mempertahankan karyawan

Turnover rate  yang tinggi dalam perusahaan bisa menjadi sebuah masalah. Anda dapat kehilangan kandidat yang berbakat karena “pasar” yang kompetitif.

Atau bisa juga dari kondisi internal di mana lingkungan kerja tidak kondusif dan mendukung pertumbuhan, serta minim akan program kesejahteraan karyawan.

Hal yang dapat Anda lakukan adalah memiliki komunikasi dan hubungan yang baik dengan karyawan serta mencari tahu alasan karyawan tersebut keluar (exit interview).

Pekerjaan HR yang Bisa Dibantu dengan HRIS

Hadirnya berbagai tantangan bagi HR bukan berarti tanpa solusi. HRIS dapat menjadi pilihan yang tepat untuk mempermudah dan meningkatkan efisiensi kinerja HR.

Sehingga, HR dapat memiliki waktu luang yang lebih banyak untuk fokus pada pekerjaan mereka dan mampu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Lalu, apa saja pekerjaan HRD yang dapat dibantu dengan HRIS?

1. Core HR

Core HR mengacu pada pekerjaan umum yang dilakukan oleh seorang HR dan berhubungan dengan informasi karyawan, seperti:

• Demografi
• Sejarah
• Detail peran pekerjaan
• Pemotongan pajak
• Manajemen waktu

Seorang HR dapat menghemat banyak waktu ketika semua informasi tersebut disimpan dalam satu lokasi dan dashboard yang sederhana bahkan dilengkapi dengan fasilitas self service (karyawan dapat memperbaharui informasi mereka sendiri, dan lain-lain).

Fasilitas ini tentu merupakan salah satu fitur yang ditawarkan HRIS pada umumnya.

2. Payroll

Software yang digunakan pada HRIS memungkinkan Anda untuk mengotomasi jadwal penggajian dan menyimpan data waktu dan absensi karyawan.

Otomatisasi ini memungkinkan para karyawan untuk memasukkan informasi cuti mereka sendiri yang kemudian disetujui oleh supervisor.

Sehingga mampu menghemat waktu HR dan dapat fokus pada kebutuhan lain.

3. Employee Benefit

Perangkat lunak HRIS menyediakan opsi self service bagi karyawan untuk mencari tahu informasi seputar benefit apa saja yang mereka miliki.

Karyawan dapat mengajukan perubahan yang disetujui pada informasi tunjangan jika sewaktu-waktu dibutuhkan

Fungsi ini juga memungkinkan karyawan untuk mencari informasi tunjangan ketika mereka memiliki pertanyaan tentang hal-hal seperti:

• Cakupan medis
• Asuransi jiwa
• Manfaat disabilitas
• Informasi manfaat tanggungan

Fasilitas ini tentu akan menghemat waktu seorang HR.

Alih-alih bertanggung jawab untuk mengajukan pertanyaan dan meneliti informasi untuk masing-masing karyawan, HR professional dapat memfokuskan waktu mereka pada tugas yang lebih strategis.

4. Training & development

Bahakn untuk merancang dan mengelola program pelatihan karyawan kini bisa melalui teknologi.

Praktisi HR mungkin pernah mendengar tentang Learning Management System (LMS). Teknologi ini memudahkan HR untuk mengelola program pelatihan, pembelajaran, dan pengembangan karyawan.

 5. Performance management

Seorang HR juga harus mengevaluasi kinerja karyawan untuk memastikan perusahaan mendapat untung balik (ROI) dari biaya operasional terhadap karyawan.

Selain itu, dengan performance management yang sistematis, HRD bisa lebih bijak dalam memberikan kompensasi dan benefit, hingga jalur karier untuk karyawan-karyawan mereka.

6. Kehadiran dan cuti karyawan

Software HRIS menyediakan fasilitas time tracking  yang lebih mudah dan akurat serta mendata jumlah cuti yang diambil. Hal ini tentu mampu meningkatkan efisiensi kinerja seorang HR selama masa remote working.

Apalagi data dari kehadiran karyawan bisa berpengaruh terhadap penghitungan gaji mereka.

Sayangnya, HRIS Memiliki Tantangan Dalam Penggunaannya

Jika Anda ingin mulai mengadopsi HRIS, Anda perlu mengetahui bahwa tidak semua HRIS sama.

Meski terdengar begitu praktis dan solutif, belum tentu hal yang sama juga akan dirasakan oleh karyawan ketika mengakses HRIS.

Ada baiknya, sebelum Anda memilih sebuah layanan HRIS, beberapa hal di bawah ini perlu Anda pertimbangkan.

Mengintegrasikan beberapa sistem sekaligus

Seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda, Human Capital Management (HCM) juga turut mengalami perkembangan.

Anda mungkin akan menggunakan beberapa vendor yang berbeda untuk penggajian, perekrutan dan reporting.

Hal tersebut tentunya mengharuskan Anda untuk mengkompilasi data secara manual dari berbagai resource yang berbeda untuk mendapatkan data yang lengkap.

Untuk menghindari hal ini, Anda dapat menggunakan layanan HCM yang saling terintegrasi yang menghadirkan berbagai solusi dalam 1 platform berbasis cloud.

Layanan pelanggan

Faktanya, 63% pengguna HRIS berharap para penyedia layanan memberikan dukungan after service yang lebih baik.

Ada baiknya, sebelum Anda memilih layanan HRIS, selain mempertimbangkan fitur dan kesesuaian dengan kebutuhan bisnis, Anda perlu mempertimbangkan kualitas layanan pelanggan yang diberikan.

Apakah penyedia layanan HRIS tersebut memprioritaskan layanan pelanggannya atau tidak.

Karyawan perlu beradaptasi

Ketika Anda memutuskan untuk mengadopsi layanan HRIS, sebaik apapun fitur yang ditawarkan, tidak akan berguna apabila karyawan tidak dapat beradaptasi terhadap layanan.

Bisa jadi, mereka merasa tidak siap dengan perubahan tersebut. 

Maka, sebelum menggunakan HRIS, pastikan Anda meluangkan waktu untuk melakukan sosialisasi ataupun training kepada semua karyawan terkait layanan HRIS yang akan diadopsi.

Beranikan Diri Untuk Memulai HRIS Di Perusahaan Anda

Menggunakan HRIS bisa menjadi salah satu investasi yang mendukung berkembangnya bisnis menjadi lebih cepat.

Namun, yang paling penting, Anda perlu mengetahui permasalahan apa saja yang sering dijumpai oleh para HR, sehingga Anda dapat memanfaatkan layanan HRIS yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan.

Saat ini sudah banyak perusahaan yang bermigrasi dari sistem HR tradisional ke sistem HRIS untuk mengoptimalkan divisi HRD demi meningkatkan mutu SDM perusahaan.

Faktanya, 75% HR professional telah menggunakan layanan teknologi SDM dan 57% diantaranya berencana untuk berinvestasi lebih banyak lagi.

Jika Anda masih ragu dan bingung harus memulai dari mana, beberapa poin dibawah ini mungkin dapat membantu Anda mempercepat proses migrasi ke HRIS:

1. Mulai menyusun strategi

Umumnya seorang HR cenderung berurusan dengan hal yang sifatnya mendesak, bukan penting. Kami cenderung berorientasi pada kualitas pelayanan dibandingkan berfokus pada bisnis secara strategis, sebagaimana Shally Steckerl (Talent Acquisition Expert) menyatakan.

Langkah pertama adalah mulai mempertimbangkan kebutuhan dan tujuan bisnis secara keseluruhan untuk memahami nilai apa yang Anda butuhkan dari teknologi SDM dan mulailah dari sana.

2. Menata ulang perubahan dalam perusahaan

“Hal utama yang dapat mencegah transformasi SDM,” kata Matt Charney, editor eksekutif dari Recruiting Daily, “adalah bahwa para pemimpin yang sama yang bertanggung jawab untuk mendorong perubahan juga terkadang takut dengan konsep pergeseran status quo.”

Perubahan terkadang bisa menjadi hal yang menakutkan – dan lebih dari itu menolak perubahan itu.

Anda dapat mulai memahami lebih apa saja perubahan yang terjadi jika perusahaan mengadopsi layanan HRIS.

Rancang visi transformasi Anda sebaik mungkin sehingga orang lain tidak mungkin mengatakan tidak.

Membiasakan diri dengan teknologi secara umum

Hanya sedikit HR professional yang terbiasa memanfaatkan layanan teknologi. Padahal, agar tetap relevan dengan dunia yang terus mengalami perubahan, kita juga perlu beradaptasi. Salah satunya dengan berorientasi pada teknologi dan data. 

Penutup

Setelah membahas bagaimana peran HRIS sebagai solusi di era digital, pelu Anda ketahui bahwa kehadiran HRIS bukan bertujuan untuk mengurangi tenaga HR, melainkan memperkuat dan meningkatkan kinerja HR.

Namun, sebelum Anda memutuskan untuk bertransformasi ke layanan HRIS, pastikan Anda melakukan survey secara mendalam baik secara eksternal (ketika memilih penyedia layanan HRIS), maupun internal (sosialisasi karyawan dan mulai mengenalkan HRIS) agar proses transformasi dapat berjalan dengan lancar.