Big data telah digunakan berbagai kalangan, baik pemerintah maupun perusahaan. Pemanfaatan big data berdampak besar dalam operasional dan menawarkan insight untuk rencana organisasi di masa depan.

Menurut Juru Bicara Kemenkominfo Dedy Permadi, pemerintah memanfaatkan data untuk berbagai kebutuhan, termasuk administrasi pemerintahan dan pelayanan publik. Sedangkan 89% perusahaan telah mengadopsi big data.

HR pun demikian. Divisi HR dapat mengelola sekaligus menggunakan big data. Jika dulu, data karyawan di divisi HR hanyalah tumpukan kertas belaka.

Di era big data, HR memanfaatkan semua data-datanya untuk mengelola karyawan dengan baik hingga menunjang performa perusahaan.

Apa Itu Big Data Bagi HR?

Laporan The Economist Intelligence Unit menemukan bahwa 82% organisasi berencana untuk memulai atau meningkatkan penggunaan big data dalam SDM sebelum akhir tahun 2018. Hal tersebut memunculkan HR data-driven.

HR data-driven harus memiliki kualitas data memadai. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan tiga hal:

1. Tata kelola data yang baik.
2. Kemampuan analisis memadai untuk mengubah data menjadi insight.
3. Kemampuan mengadopsi data menjadi budaya sekaligus pengambilan keputusan perusahaan. Hal itu untuk memastikan bahwa insight dari data benar-benar digunakan untuk membuat keputusan.

Definisi

Big data merupakan kumpulan informasi bervolume tinggi, berkecepatan tinggi, dan/atau sangat beragam yang menuntut bentuk pemrosesan informasi yang inovatif serta hemat biaya.

Big data memungkinkan peningkatan insight, pengambilan keputusan, dan otomatisasi proses dalam organisasi. Data bisa berupa data diri, demografi, survei, riwayat pembelian, hingga komentar di media sosial maupun situs web.

Data-data tersebut akan tersimpan dalam sistem komputer. Untuk menganalisis data tersebut, dibutuhkan piranti lunak guna mengelola kumpulan data beragam dan kompleks.

Konsep big data terjadi pada awal 2000-an. Kala itu, Doug Laney, analis industri dari Amerika Serikat, menjelaskan definisi big data dengan 3V atau Volume, Velocity, and Variety.

Volume mengacu pada sejumlah besar data yang dapat dihasilkan, misal dari ponsel, media sosial, dan foto. Velocity mengacu pada kecepatan di mana jumlah data yang luar biasa ini dihasilkan, dikumpulkan, dan dianalisis. Variety mengacu pada berbagai jenis data, baik yang terstruktur maupun tidak terstruktur.

Cara kerja

Ada dua kategori big data, terstruktur dan tidak terstruktur. Data terstruktur terdiri dari informasi yang sudah dikelola oleh organisasi dalam database dan spreadsheet, biasanya berupa angka. Misal nama, nomor KTP, dan nomor telepon.

Data tidak terstruktur tersusun dari informasi yang tidak terorganisir dan tidak termasuk dalam model atau format yang telah ditentukan. Data ini bisa dikumpulkan dari media sosial, yang membantu institusi mengumpulkan informasi tentang kebutuhan pelanggan. Misal gambar, audio, serta percakapan.

Cara kerja pengumpulan big data adalah data-data dari kuesioner, situs web, aplikasi, maupun media sosial dikumpulkan pada sistem yang dimiliki oleh organisasi. Selanjutnya data akan dikelola oleh piranti lunak.

Saat ini, tak sedikit perusahaan piranti lunak yang menawarkan jasa software as a service (SaaS). Mereka memiliki spesialisasi dalam mengelola jenis data kompleks.

Sumber Data Bagi HR

Data karyawan di HR bukan hanya untuk menghitung gaji dan memantau kehadiran. Saat ini, perusahaan justru memanfaatkan data-data untuk kebutuhan lebih luas. 

Kebutuhan tersebut seperti merekrut kandidat, meningkatkan produktivitas karyawan, mengukur sentimen karyawan, dan mempertahankan karyawan terbaik. Namun sebelum mengulas tentang keuntungan big data, mari kita membahas tentang data-data apa saja yang dapat menjadi tambang data bagi HR.

Data rekrutmen

Biasanya, sumber data rekrutmen berasal dari Applicant Tracking System (ATS) maupun aplikasi email kandidat. Dalam data ini, HR akan mendapatkan informasi tentang jumlah kandidat, keterampilan dan pengalamannya, rasio seleksi, rasio penerimaan, dan lainnya.

Dalam data rekrutmen, terdapat fitur metrik perekrutan, yaitu pengukuran yang digunakan untuk melacak keberhasilan perekrutan dan mengoptimalkan proses perekrutan kandidat untuk perusahaan. Bila digunakan dengan tepat, metrik ini membantu proses perekrutan dan mempekerjakan orang yang tepat.

Data karyawan

Sumber big data HR lainnya adalah data karyawan. Data ini berisi informasi nama karyawan, tanggal lahir, jenis kelamin, jabatan dan divisi, nomor pengenal, tanggal bergabung serta mengundurkan diri, dan masih banyak lagi. Data karyawan sering dimasukkan sebagai variabel kontrol. Ketika digabungkan dengan data lain akan menjadi database yang kompleks.

Payroll

Data payroll berisi informasi tentang gaji, tunjangan, dan kompensasi. Biasanya sistem HRIS menyimpan data payroll semua karyawan.

Daftar kehadiran

Bagi perusahaan yang telah menggunakan Human Resources Information System (HRIS), HR dapat melihat daftar kehadiran untuk mengamati perilaku karyawan. Sehingga HR dan manajer bisa mengantisipasi hal-hal yang tak diinginkan.

Misal Karyawan A sering terlambat pada Senin dan kerap mengambil cuti dadakan setiap Jumat atau Karyawan B yang selalu mengajukan cuti pada pertengahan tahun.

Learning and development 

Sistem manajemen learning and development sumber big data bagi HR. Sistem ini menyimpan pembelajaran (pelatihan atau kursus) yang diberikan kepada karyawan, tujuan pembelajaran, pencatat kemajuan setelah mengikuti pembelajaran, dan mengukur efektivitas pembelajaran melalui survei.

Data tersebut bisa tersimpan di learning management system (LMS), HRIS, atau divisi keuangan. Karena divisi ini yang bertugas membiayai pembelajaran.

Keterlibatan karyawan

Data mengenai keterlibatan karyawan dapat dilihat dari keikutsertaan mereka dalam acara perusahaan. Misal lokakarya internal, lomba kemerdekaan, program employee wellbeing, atau ikut mempromosikan produk baru perusahaan di media sosial. Data bisa diperoleh dengan merinci daftar hadir.

Survei karyawan

Untuk memperoleh insight mengenai suatu hal, HR dapat mengadakan survei karyawan. Contohnya pelatihan yang ingin diikuti, kualitas makanan di kantin, relasi kerja antar karyawan dan manajer, dan lainnya.

Exit interview

Exit interview dapat disimpan di HRIS, bila memungkinkan. Data ini memberikan memberikan informasi tentang alasan mengapa karyawan meninggalkan perusahaan dan bagaimana penilaiannya terhadap atasan serta manajemen. Data bisa digunakan meminimalisir pergantian karyawan yang tinggi.

8 Keunggulan Menggunakan Big Data

Survei DataCamp menunjukkan bahwa berinvestasi dalam data fluency adalah prioritas mendesak. Karena berdampak langsung pada hasil bisnis.

Bahkan individu pada semua fungsi bisnis diharapkan untuk membuat keputusan berdasarkan data. Hal ini menandakan makin banyak perusahaan yang menggunakan big data karena keunggulannya.

1. Mengoptimalkan proses rekrutmen

Perusahaan dapat mengoptimalkan proses rekrutmen berkat big data. Karena memungkinkan HR mengumpulkan, menyimpan, menyaring, mengevaluasi CV dari puluhan hingga ribuan kandidat, hingga menjadwalkan wawancara. Dampaknya kinerja HR lebih efektif dan efisien.

2. Kesempatan untuk berkembang

Dengan menggunakan big data, perusahaan memberikan kesempatan karyawan untuk tumbuh dan berkembang dengan pembelajaran, meningkatkan kinerja mereka, hingga memprediksi pertumbuhan perusahaan.

Contohnya Google, menggunakan people analytics untuk berinvestasi lebih baik dalam infrastruktur data mereka, menjawab pertanyaan penting yang benar-benar penting bagi bisnis, serta sebagai komponen penting dalam membangun kemitraan bisnis.

3. Meningkatkan keterlibatan karyawan

Hasil survei dapat digunakan oleh HR untuk meningkatkan keterlibatan karyawan, mengidentifikasi karyawan yang kehilangan motivasi, atau menghadapi masalah kinerja.

Selain itu, big data dimanfaatkan untuk memberikan penghargaan kepada karyawan yang mencapai target dan memberikan saran kepada manajer tentang potensi karyawan untuk diberikan pelatihan atau promosi jabatan.

4. Mengidentifikasi keterampilan karyawan

Anda merasa kesulitan mengidentifikasi keterampilan karyawan? Gunakan saja data-data di HR. Lihat apa saja keterampilan mereka, keterampilan apa yang dibutuhkan untuk menunjang rencana masa depan perusahaan, peluang perencanaan karier.

Walmart, perusahaan ritel AS, memiliki tim khusus untuk menganalisis kemampuan dan pergantian karyawan, mengidentifikasi kesenjangan keterampilan, dan meningkatkan peran serta jalur karir signifikan bagi karyawan.

5. Membuat keputusan dengan tepat

Big data memungkinkan HR membuat keputusan dengan tepat. Baik yang terkait tenaga kerja maupun mendukung rencana perusahaan.

Misal setelah HR mereview data-data yang ada, lalu tim akan menyampaikan ke tim terkait. Selanjutnya tim membuat perencanaan kerja, menentukan cara kerja, pembagian tugas, hingga melacak kehadiran karyawan. Juniper Networks, perusahaan solusi jaringan dan keamanan siber, memanfaatkan big data untuk memperbaiki cara pelayanan kepada pelanggan.

6. Meninjau kinerja HR yang tak efektif

Big data juga menjadi sarana HR untuk meninjau ulang kinerja yang tak efektif, kurang efektif, maupun yang efektif. Jika ada kinerja yang tak efektif, sebaiknya tim HR segera membuat strategi untuk meningkatkan kinerjanya.

7. Mengedukasi para pimpinan

Big data memungkinkan HR menginformasikan sekaligus mengedukasi para pimpinan, mulai dari level supervisor hingga direktur. Bila para pimpinan memahami kondisi (berdasarkan data) akan berpengaruh pada pembuatan keputusan dan masa depan perusahaan.

Pada dasarnya, keputusan bisnis yang berkaitan dengan perubahan struktural atau pengembangan perusahaan berasal dari tim HR yang solid. Sedangkan HR memiliki data-data untuk mendukung performa perusahaan.

8. Mempertahankan karyawan terbaik

Memiliki akses ke big data, membuat HR mampu meningkatkan komunikasi antar karyawan, mendukung mentoring dan training, mengembangkan transparansi, memprediksi masalah ketenagakerjaan yang akan muncul, dan lainnya.

Semua upaya tersebut mengarah pada pengalaman kerja karyawan. Jika karyawan memiliki pengalaman kerja menyenangkan, HR mudah mempertahankan mereka dan memprediksi karyawan yang akan mengundurkan diri. Seperti Microsoft, mereka memaksimalkan data HR untuk mengembangkan profil statistik karyawan yang kemungkinan akan meninggalkan perusahaan. 

Penutup

Perkembangan teknologi yang serba cepat, termasuk big data, dapat menyebabkan produksi data besar-besaran dari segala arah. Hal tersebut bisa mengakibatkan HR kewalahan dalam mengelolanya.

Untuk mempertahankan kinerja, HR dapat bekerja sama dengan data analyst. Dengan demikian HR mudah memahami data ketenagakerjaan, menganalisis data, serta mengidentifikasi pola, tren, atau penyimpangan untuk diselidiki lebih lanjut.